Tugas 4 APSI (D) 2023 - Farhan Dwi Putra (5025211093)

Seleksi dan Manajemen Proyek 

Definisi

Seleksi proyek adalah proses penentuan atau evaluasi proyek yang akan dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proyek yang dipilih adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi, serta dapat mencapai hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien.

Manajemen proyek merupakan proses pengelolaan proyek dari awal hingga akhir dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Tujuan utama dari manajemen proyek adalah menghasilkan hasil proyek yang berkualitas, mengelola risiko, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu, dan mengelola sumber daya dengan efisien.

Tujuan

1. Mengidentifikasi tujuan proyek dan batasan yang terkait: Tahap awal dalam manajemen proyek adalah mengenali dan menetapkan tujuan serta batasan yang terkait dengan proyek. Hal ini penting agar arah dan strategi yang tepat dapat ditetapkan guna mencapai hasil yang diinginkan.
2. Mengelola sumber daya: Manajemen proyek juga memiliki tujuan untuk mengelola sumber daya yang tersedia, seperti anggaran, waktu, tenaga kerja, bahan, dan peralatan. Pengelolaan sumber daya yang efisien membantu memaksimalkan hasil proyek.
3. Menentukan tugas dan tanggung jawab: Salah satu tujuan manajemen proyek adalah menetapkan tugas dan tanggung jawab bagi setiap anggota tim proyek. Langkah ini memastikan bahwa setiap orang memiliki tugas yang jelas dan bertanggung jawab serta bekerja sesuai jadwal dan batas waktu yang telah ditetapkan.
4. Mengelola risiko: Tujuan manajemen proyek juga melibatkan pengelolaan risiko yang terkait dengan proyek. Ini mencakup identifikasi risiko potensial, evaluasi kemungkinan dan dampaknya, serta pengambilan tindakan untuk mengurangi risiko tersebut.
5. Menghasilkan hasil proyek berkualitas: Tujuan utama dari manajemen proyek adalah menghasilkan hasil proyek yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan harapan klien atau pihak-pihak yang terkait.

Tahapan

1. Tahap perencanaan proyek: Pada tahap ini, dilakukan penentuan tujuan dan ruang lingkup proyek, penjadwalan kegiatan, dan alokasi sumber daya yang diperlukan.
2. Tahap pelaksanaan proyek: Tahap ini melibatkan pengorganisasian tim proyek, pengelolaan kegiatan proyek, pengawasan terhadap kemajuan proyek, dan pelaksanaan tugas-tugas yang telah direncanakan.
3. Tahap pemantauan dan pengendalian proyek: Pada tahap ini, dilakukan pemantauan terhadap kemajuan proyek, evaluasi hasil yang telah dicapai, dan pengendalian terhadap risiko dan perubahan yang terjadi. Jika diperlukan, tindakan perbaikan dapat diambil untuk menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana.
4. Tahap penyelesaian proyek: Pada tahap ini, tugas-tugas terakhir dalam proyek diselesaikan, termasuk penyelesaian dokumentasi dan pengiriman hasil proyek kepada pihak yang berkepentingan.

Studi Kasus

Simulasi manajemen proyek dalam E-Commerce

Perencanaan Kerja

Perencanaan Tim

Strategi Bisnis

• Pemahaman pasar
• Konsisten dalam berinovasi
• Bekerjasama dengan perusahaan logistik terpercaya
• Bekerjasama dengan influencer
• Memprioritaskan kualitas
• Layanan yang memuaskan
• Riset
• Mencari contoh dari E-Commerce lain namun buat lebih baik
• Harga yang sangat bersaing
• Sistem potongan harga bagi pengguna

Penugasan Tim

• CEO : Penanggung jawab, menentukan strategi, dan menjalin hubungan dengan investor
• Tim Pengembangan : Mempersiapkan program atau sistem E-Commerce
• Tim Desain : Membuat user interface yang menarik dan mudah digunakan
• Tim Operasional : Menjaga pengoperasian perusahaan
• Tim Marketing : Memasarkan layanan atau produk secara menarik

Kontrak Kerja

1. Tujuan kerja yang diharapkan: Menjalankan bisnis penjualan baju online dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.
2. Jabatan dan tanggung jawab: Menjabat pada posisi yang ditetapkan dan bertanggung jawab atas tugas dan fungsi yang diemban pada posisi tersebut.
3. Jam kerja: Menjalankan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Ketaatan terhadap peraturan: Melaksanakan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan, hukum dan peraturan yang berlaku.
5. Kerahasiaan informasi: Menjaga kerahasiaan informasi dan tidak membocorkan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan.
6. Kinerja dan kualitas: Menjaga kinerja dan kualitas kerja pada level yang diharapkan oleh perusahaan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
7. Keterampilan dan pengembangan: Meningkatkan keterampilan dan kemampuan sesuai dengan kebutuhan tugas dan fungsi pekerjaan, serta memperbaharui pengetahuan sesuai perkembangan teknologi dan bisnis.
8. Kerjasama dan kepemimpinan: Membangun kerjasama yang baik dengan rekan kerja dan atasan, serta menunjukkan kepemimpinan yang baik pada bawahan atau anggota tim yang dipimpin.
9. Keselamatan dan kesehatan kerja: Menjaga keselamatan dan kesehatan kerja sendiri dan rekan kerja, serta mengikuti aturan dan prosedur keselamatan dan kesehatan kerja yang ditetapkan oleh perusahaan.
10. Penyelesaian perselisihan: Menyelesaikan perselisihan atau perbedaan pendapat dengan rekan kerja atau atasan melalui jalur komunikasi dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Standar Kerja

1. Pembagian tugas yang detail
2. Komunikasi yang lancar antar pekerja
3. Jadwal pertemuan rutin
4. Analisis Resiko
5. Penghitungan keuangan
6. Visi dan misi yang jelas
7. Laporan rutin
8. Evaluasi
9. Penarikan respon berkala
10. Perencanaan yang terstruktur

Manajemen Resiko

1. Resiko keamanan data pelanggan Resikonya adalah potensi akses data pelanggan oleh pihak yang tidak berwenang, seperti hacker atau karyawan yang tidak bertanggung jawab. Tingkat resiko yang tinggi karena dapat mengakibatkan kehilangan kepercayaan pelanggan dan pelanggaran privasi. Potensi/akibat yang mungkin terjadi adalah kebocoran data pribadi pelanggan, pencurian identitas, dan pelanggaran privasi. Upaya untuk mengatasi resiko ini meliputi penerapan protokol keamanan yang ketat, seperti enkripsi data dan penggunaan sertifikat SSL. Audit keamanan secara rutin dan pelatihan karyawan tentang praktik keamanan data yang baik juga penting.

2. Resiko keterlambatan pengiriman barang Resikonya adalah kemungkinan terjadinya keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan. Tingkat resiko yang sedang karena dapat menyebabkan kekecewaan pelanggan dan penurunan kepercayaan pada perusahaan. Potensi/akibat yang mungkin terjadi adalah ketidaknyamanan pelanggan dan kemungkinan pelanggan tidak akan berbelanja lagi di perusahaan. Cara mengatasi resiko ini meliputi penggunaan layanan pengiriman yang terpercaya, memperkirakan waktu pengiriman dengan akurat, memberikan informasi pengiriman yang jelas kepada pelanggan, dan menangani pengembalian barang dengan cepat dan efektif.

3. Resiko persaingan yang ketat Resikonya adalah persaingan dengan pesaing yang menawarkan produk yang lebih baik, harga yang lebih murah, dan strategi pemasaran yang lebih efektif. Tingkat resiko yang tinggi karena dapat menyebabkan penurunan penjualan dan kerugian keuangan perusahaan. Potensi/akibat yang mungkin terjadi adalah kehilangan pangsa pasar dan kepercayaan pelanggan. Upaya untuk mengatasi resiko ini termasuk menawarkan produk berkualitas dan harga yang kompetitif, mengembangkan strategi pemasaran yang kreatif dan efektif, melakukan riset pasar secara teratur, serta membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan memberikan layanan unggul untuk mempertahankan pelanggan yang ada.